|
Мы перезвоним Вам
|
Аудиторская фирма "БЭНЦ"
163002,
Архангельск,
ул. Вельская 1, оф. 1
|
|
03.12.07 Как оптимизировать работу бухгалтерии?
Работа бухгалтерии многогранна. В малых предприятиях этот отдел кроме своей основной работы, как правило выполняет еще множество самых разнообразных, сопутствующих функции, например, таких как функции экономиста-плановика, юриста, кадровика и т.п. О том, как оптимизировать бухгалтерскую работу, мы беседуем с экспертами нашего журнала Николаем Некрасовым, генеральным директором аудиторской компании БДО Юникон Архангельск и Егором Трескиным, директором компании «Арбис».
Николай Некрасов: Давайте попробуем начать обсуждение этой темы с ее истоков — с момента создания любой компании. В западном варианте человек, имеющий деньги и желающий, чтобы они приносили доход, превышающий депозитный банковский процент, как правило решает организовать собственный бизнес. Он создает уставной капитал новой компании, продумывает направления её деятельности и затем приглашает наемного директора, который формирует профессиональный коллектив. В «русском варианте» бизнеса, в 70% случаев учредитель сам становится её руководителем, а на первых порах иногда одновременно и бухгалтером. В любом случае, директор и бухгалтер — две первых должности, в любой компании. Однако уже на этом этапе начинаются противоречия. Бухгалтер создает финансовую отчетность, то есть — описывает историю деятельности фирмы. А у руководителя другие цели: ему нужен не вчерашний, а завтрашний день. Поэтому директор зачастую просит бухгалтера кроме учетной работы заняться еще и работой экономиста и подготовить нужные ему для принятия управленческих решений аналитические отчеты, которые не относятся к непосредственным обязанностям бухгалтера . И не каждый бухгалтер , сможет эту работу сделать. Но Из этой ситуации есть как минимум два выхода. Первый: можно обучить бухгалтера, расширить круг его знаний и сделать из него чуть-чуть экономиста. Второй: нанять квалифицированного экономиста, оставив бухгалтера «в покое». Но такой специалист стоит дорого, полной ежедневной загрузки для него как правило на первых порах пока нет и денег в молодой компании еще мало. Тогда либо нанимают экономиста по совместительству, либо на условиях аутсорсинга приглашают специализированную компанию для выполнения этих функций.
Егор Трескин: Если руководитель выбирает вариант аутсорсинга, он должен определиться, какие функции оптимальнее передать на стороннее обслуживание. Так, если у главбуха есть задатки финансового аналитика, имеет смысл помочь ему развиваться в этом направлении, а бухгалтерский учет вести при помощи аутсорсинга. С другой стороны, если бухгалтер очень хорошо справляется с балансами и у налоговой инспекции никогда не возникает вопросов в этом плане, то лучше не трогать его и не переучивать.
Вопросы аутсорсинга сегодня очень актуальны для малых и средних предприятий, и особенно на этапе перехода компании из категории малого в средний бизнес.
Николай Некрасов: Если вернуться к тому, что бухгалтер какое-то время вынужден совмещать функции экономиста со своей текущей работой, то очень важно заранее продумать глубину аналитики и глубину детализации бухгалтерского учета, которая потребуется в дальнейшем для работы экономиста. В противном случае мы столкнемся с проблемами, когда не сможем «вытащить» нужую для анализа информацию из бухгалтерской отчетности. И этот вопрос должен решаться в диалоге руководителя и бухгалтера. Конечно, в идеальном варианте мы должны достичь оптимизации тем, что разделим сферы деятельности экономиста и бухгалтера. Но на каком-то начальном этапе можно все же попытаться решить применением продуманной системы мотивации, направленной на привлечение бухгалтера к этой параллельной работе.
От ред.: Но часто бывает, что при росте компании штат бухгалтеров не увеличивается. Директор может искренне считать, что прием на работу новых сотрудников бухгалтерии — это раздувание штата. У директора возникает крамольная мысль: зачем брать экономиста, если за те же деньги бухгалтерия всё сделает? Тогда как его нынешние специалисты вынуждены брать работу на дом и на выходные…
Егор Трескин: Естественно, штат необходимо расширять, когда объем технических операций возрос настолько, что люди физически не успевают регистрировать документы. Существуют нормативы по скорости внесения информации, например по товарным накладным, и можно элементарно просчитать, справляются ли специалисты. Одновременно нужно задуматься и о технологической стороне вопроса. Специфика бухгалтерского учета в том, что нужно совершать очень много счетных операций. И здесь мы вплотную подходим к теме автоматизации, потому что хорошо автоматизированная бухгалтерская система выполняет расчеты сама, и мы не допустим счетных ошибок, например с расчетом НДС.
Тем не менее. Не стоит пытаться получить из бухгалтерской программы управленческие отчеты. Для этого есть спектр программных продуктов, разработанных именно для таких целей. В частности, это программа «1С-управляющий». Мы уже выяснили, что в одном человеке нельзя совмещать и бухгалтера и экономиста. То же самое и в одной компьютерной системе смешивать разные функции нецелесообразно — это не приводит к нужным результатам, особенно если система изначально не позиционировалась как комплексная.
Николай Некрасов: Хочу обратить внимание и на тот факт, что бухучет тесно связан не только с экономическим анализом и планированием бизнеса, но и с юридическими вопросам. И в первый бухгалтер многих малых предприятий, как правило одновременно и экономист, и юрист. Он составляет договоры и контролирует их заключение. И, опять же, фирма должна сама решить, до какой степени эти процессы может совмещать в себе один человек, до какой степени его можно решать средствами мотивации.
Егор Трескин: Еще необходимо учитывать, что сосредоточение многих функций в руках одного человека, в данном случае главного бухгалтера — это очень большой риск и для собственника и для предприятия. Если специалист ошибся, заболел, решил сменить работу, то последствия могут быть фатальными. Риски очень велики и стоит помнить народную мудрость: не держи яйца в одной корзине.
Николай Некрасов: Многие предприятия решают вопросы найма бухгалтеров путем приема на работу пока неопытных работников, вчерашних студентов, но имеющих светлую голову, большой внутренний потенциал. Его просто надо разглядеть в молодом человеке. . Во-первых, такой подход поможет сэкономить какую-то часть зарплатного фонда, который потребовался бы при найме опытного сотрудника бухгалтерии. Во-вторых, вы уже не будете рисковать, замыкая многие функции лишь на одном высококлассном специалисте. Стоит более пристально присмотреться к молодежи, к студентам, которые сегодня одновременно и учатся, и работают. Таких студентов год от года становится все больше. Хороший специалист стоит дорого, и студенты это прекрасно понимают: для того, чтобы им стать, нужно хорошее образование и практика. Так что интересы предприятия и молодого специалиста в этом случае совпадают. Тем более, что из неопытного практиканта со светлой головой всего через несколько месяцев может получиться отличный специалист. Причем это будет Ваш специалист. Но, конечно, здесь нужно быть очень внимательным и иметь хорошего наставника-руководителя, вокруг которого кристаллизуется коллектив.
От ред.: Еще один вопрос в плане оптимизации: рабочее время и рабочий день. Часто происходит так, что бухгалтера в течение всего дня постоянно дергают по различным текущим и малозначимым вопросам. День идет к концу, и он понимает, что очень многое из запланированного за этот день он не сделал, хотя рабочий день уже закончился, и он очень устал.
Егор Трескин: Сколько существует бизнес, столько существует и эта проблема. Так или иначе, с ней пытаются бороться. Компьютеры в этом плане очень сильно облегчили задачу. И здесь мы опять подходим к вопросу инструментов. Некоторое время назад с директорами предприятий было сложно говорить о том, что надо покупать программное обеспечение, оно не считалось активом предприятия. Но сегодняшний спектр экономического, офисного программного обеспечения — это кроме всего прочего и органайзеры, и планировщики рабочего времени. С помощью программного обеспечения можно организовывать совместное рабочее пространство, совместно работать с документами, прописать список намеченных дел и контроль их исполнения. Применение программных систем увеличивает работу любой службы. Если же в компании существуют еще и должностные инструкции, составленные самостоятельно или с помощью консультантов, то тогда достаточно легко решается вопрос, какими делами надо заниматься, а какими нет.
Николай Некрасов: Поделюсь своим опытом составления этого документа. Являясь руководителем, я тоже столкнулся с проблемой: как всё успеть? Мне помогла «банальная» должностная инструкция. Однажды, взяв листок бумаги и посадив перед собой сотрудников, я сказал: напишите до мельчайших подробностей что и как часто вы делаете на своей работе. Чем больше и детализированнее будет Ваш список, тем лучше. После этого я лишь добавил в эти списки то, что считал необходимым для каждого сотрудника и придал им форму трудовых договоров. В результате рабочее время сотрудников и мое время очень гармонизировалось. Я, как руководитель, расписал для себя, что делаю я сам, а что делают другие сотрудники. Например, если раньше как правило в декабре я сам составлял график отпусков для сотрудников на следующий год, то после прописывания всех рабочих процессов в трудовых договорах я понял, что это вполне может делать другой человек. Теперь я только контролирую составление этого графика. Это банальные, но необходимые вещи.
Причем к задаче формирования должностных интструкций или трудовых договоров надо стараться подходить не формально, а гибко. Например, обычный рабочий день на предприятии с 9 до 17 часов. Но для того, чтобы сотрудник работал охотнее, а значит эффективнее, стоит спросить его, когда, например, ему удобнее приходить на работу. Окажется, что кому-то удобно начинать работу в 8.30, а кому-то - в 9.15. По возможности эти пожелания должны учитываться и прописываться в должностных инструкциях или трудовом договоре. Чем больше мы дадим свободы при составлении сотрудниками своих должностных инструкций, тем больше дисциплины будет на предприятии при их использовании и исполнении. И не забывайте о мотивации эффективного труда. Мы сегодня об этом уже не раз говорили. Хорошо продуманный стимул к труду - это огромный рычаг воздействия на экономику Вашего бизнеса. Желая заработать лишнюю тысячу-другую рублей премии к своей зарплате, Ваш работник легко может сэкономить Вам не один десяток тысяч рублей. В результате все довольны.
От ред.: Мы уже выяснили, что бухгалтеры, в силу своей профессии вынуждены быть и аналитиками, и экономистами, и юристами. Но, кроме того, они еще работают с огромным количеством самых разных специалистов - руководителями подразделений и линейным персоналом - иначе говоря, со всеми работниками предприятия без исключения. Наверное, у двери в бухгалтерию нужно ставить «входящие фильтры», чтобы бухгалтеров не дергали по пустякам. Что они должны из себя представлять?
Николай Некрасов: Да, обучение сотрудников, как правило далеких от бухгалтерии хотя бы элементарной культуре экономического взаимодействия тоже отнимает у бухгалтеров массу времени. Первый раз я решил взяться за решение этой проблемы для одного из моих крупных клиентов около четырех лет назад. Решение вопроса было найдено в создании (разработке) для клиента специального внутреннего нормативного документа под названием «Положением по организации учетного процесса в фирме «АБВГД»». Это очень важный документ с точки зрения оптимизации работы бухгалтерской службы. Что он из себя представляет? Его разработка, как правило, требует достаточно длительного времени. Поэтому лучше всего для его выполнения привлекать сторонних специалистов, потому что ежедневная работа, которую обязаны выполнять штатные специалисты, не позволяет им создать хороший документ такого уровня. В данном случае, как говорится, со стороны виднее. «Положение» - это солидный по объему документ, в котором описано, как рождаются и какой путь проходят абсолютно все документы предприятия, в результате которых потом появляются бухгалтерские проводки и финансовые отчеты.
Возьмем, например, путевой лист. Нужно четко описать, кто, когда и как его заполняет, кто заверяет, как принимает и главное какие бухгалтерские проводки в итоге рождаются. Если все это детально описать по каждому типу документов, то тогда ни у кого не возникнет ни малейшего соблазна сделать что-то не так, т.к. несоблюдение установленных на этом предприятии правил легко будет обнаружено и виновник нарушения будет наказан. Если, например, в путевом листе не указан пробег автомобиля и он не подписан механиком, то бухгалтер его просто не может принять к учету. А если все же учел, то тогда отвечать за последствия этого нарушения будет сам бухгалтер. Людей надо воспитывать, в том числе иногда и жесткими методами. И если в учетном процессе конкретного предприятия вся технология документооборота и должностных обязанностей всех работников имеющих отношение к созданию и движению любого учетного документа описана подробно и правильно, то в итоге рождается долгожданная дисциплина, потому что сразу становится видно, кто, что и в каком месте сделал не так.
В качестве еще одного примера возьмем проблему несвоевременного оформления авансовых отчетов по подотчетным суммам. Что делать бухгалтеру? На этот случай у бухгалтера есть очень эффективный рычаг воздействия: семидесятый счет - заработная плата. Бухгалтер просто делает поводку: дебет 70, кредит 71. А когда нарушитель придет к вам за зарплатой и окажется, что у него в этом месяце к выдаче ничего нет по известным причинам - вовремя не отчитался по подотчетным суммам. То уверяю Вас, завтра же у вас будут все авансовые отчеты этого работника.
Другой пример: как сдаются всё те же авансовые отчеты? Классический случай: приходит начальник коммерческого отдела, приносит ворох «квиточков» и бросает их на стол бухгалтера. А бухгалтер начинает приклеивать эти бумажки и составлять авансовый отчет, формируя документ в программе. Это грубейшее нарушение, потому что авансовый отчет должен быть составлен именно подотчетным лицом, где должна стоять его подпись. И второй шаг, которым должно озаботиться подотчетное лицо - он должен пойти к руководителю или оставить ему в папке «На подпись» свой отчет, и руководитель его должен утвердить. И только тогда этот утвержденный документ приходит к бухгалтеру, и он принимает его к отчету. Только тогда это становится документом.
«Внутрифирменное положение по организации учетного процесса» дисциплинирует сотрудников. Но нужно помнить, что этот документ должен быть «живым» и работающим, он должен своевременно изменяться с учетом изменения текущей ситуации на предприятии или в законодательстве.
Егор Трескин: Но документы, регламентирующие традиционные рабочие процессы в компании — это одна часть решения. Есть текущие вопросы, задачи, которые меняются каждый день, и оперативный контроль за их исполнением тоже немаловажен. В этом случае помогают программные продукты, которые в реальном времени позволяют отслеживать действия сотрудников офиса и выяснять, кто и на каком этапе совершил ошибку, нажал «не ту кнопку». В самом простом варианте можно пользоваться электронной почтой документы, доведенные до сведения персонала таким способом, чудесным образом выручают от «амнезии подчиненных».
От ред.: В ходе нашей беседы мы определили два пути оптимизации в работе бухгалтерской службы: функциональный - когда мы для того, чтобы все понимали, кто и что должен делать - максимально регламентируем весь учетный процесс. И технологический - когда в целях оптимизации бухучета мы используем современные информационные технологии. Использование обоих этих путей - база для оптимизации бухгалтерского учетного процесса для предприятия любого профиля.
|
